Кейс по Битрикс24: отчет о затратах времени на выполнение задач сотрудниками компании

14.03.2018

Не секрет, что эффективное управление рабочим временем сотрудников помогает увеличить доходность компании. Для этого нужно знать, как человек распределяет свое время на выполнение задач. Сотрудников в компании много, у каждого по несколько задач. Как проанализировать такой объем информации и понять, насколько эффективен персонал? Ответ на этот вопрос вы найдете в кейсе. Решение создавалось для крупной производственной компании.

Проблема: нет оптимального отчета по выполнению задач и использованию рабочего времени сотрудниками. 
В стандартном интерфейсе Битрикс24 пользователь не может увидеть список задач, к исполнению которых он не причастен. Это логично для обычного пользователя, но учредителю или руководителю предприятия нужно следить за всеми процессами в компании. 

Решение: разработка модуля Битрикс24 для создания отчетности по задачам и потраченному времени.

Шаг 1. Получение технического задания от Клиента. На этом этапе сложилась картина, как этот отчет должен выглядеть в окончательном варианте.

Шаг 2. Создание шаблона отчета и определение информации, которую в нем нужно отразить. На данном этапе были сформированы основные информационные колонки отчета. Для удобства пользования отчет был разделен на два листа: детализированный и сводный. В детализированной части отчета информация собирается относительно задачи, в сводке – относительно сотрудника. В «деталях» содержатся следующие данные: 

• список всех задач;
• дата создания задачи и дедлайн;
• сложность задачи;
• статус задачи – этап выполнения (задача принята, завершена, ждет контроля и т.д.)
• ответственный за выполнение задачи, постановщик, соисполнители и учет времени, потраченного на задачу, от каждого;
• затраченное время на выполнение задачи;
• планируемое время на выполнение задачи.

В «сводке» отображаются данные по задачам для отдельного сотрудника:

• Имя сотрудника;
• Количество просроченных, новых, завершенных задач, а также задач в процессе выполнения и ожидающих контроля;
• Данные о времени, затраченном на выполнение задач по факту и по плану;
• Процентное соотношение фактического и планируемого времени выполнения задачи.

Шаг 3. Написание и разработка кода для модуля
На этом этапе в работу подключаются программисты-разработчики. Они переносят и адаптируют макет отчета в Битрикс24. Особенностью этого проекта стало то, что отчет можно скачать в формате .xlsx

Шаг 4. Тестирование модуля
Проверка работы модуля на практике и устранение недочетов.

Шаг 5. Передача готового продукта клиенту. Окончательный вариант выглядит так:

Результат: Учредитель получает информацию об активности компании и продуктивности сотрудников. Эти данные позволят исправить недочеты в управлении персоналом, разработать более эффективную систему постановки задач и их распределения между сотрудниками.

Разработанный модуль отчетности для Битрикс24 помогает решить следующие  задачи:

• Оперативное получение отчетов о проделанной работе;
• Учет фактически отработанного времени персонала по каждой задаче;
• Координация рабочих планов отделов;
• Получение информации об занятости сотрудника и эффективности его работы.

Это готовое решение по отчетности используемого времени на выполнение задач мы можем адаптировать под ваш проект.

Обращайтесь за консультацией по контактам, указанным на сайте.