Как автоматизировать бизнес-процессы в Bitrix 24?

Наверняка в Вашей компании есть процесс, который представляет собой рутинные и однотипные действия, но крайне необходимый для успешного существования компании. Это может быть оплата счетов, оформление заявлений на отпуск, согласование договоров и другие задачи. Утверждение, подписание, передача и согласование занимают время сотрудников, что ведет к затягиванию этих процессов. Время сотрудников используется не так эффективно, как может.

Выход есть! Решением таких проблем становится автоматизация бизнес-процессов с помощью Bitrix24.

Уточним, что бизнес-процесс – это алгоритм действий, направленных на достижение цели. И все те процессы, которые повторяются многократно, имеют право на автоматизацию.

Список процессов, способных к автоматизированию огромен и разнообразен:

1. оплата счета;
2. согласование отпуска;
3. подтверждение командировки;
4. учет и согласование входящих и исходящих документов;
5. заключение договоров;
6. обработка заявок;

Как работает автоматизация, разберемся на примере из личного опыта.

Один из наших клиентов хотел упростить процесс оплаты внутри компании. После согласования механизма действий сотрудников, мы разработали решение, максимально индивидуализированное под компанию клиента.

Сотрудник, которому необходимо оплатить товары или услуги, оформляет заявку на оплату, прикрепляет копию платежного поручения и выбирает подразделение компании, из бюджета которого проходит оплата. Бухгалтер проверяет правильность и достоверность документов и отправляет документ на утверждение финансовому директору. Далее финансовый директор сверяется с бюджетом и дает подтверждение на оплату. Если бюджет не предполагает расходов по данному вопросу, то заявка отправляется на утверждение директору компании. После утверждения документа заинтересованными лицами происходит оплата. Теперь процесс переходит к лицу, ответственному за получение товарно-материальных ценностей или услуг. После того как подтвердится получение оплаты, сделка закрывается необходимыми документами.

Эти вопросы решаются онлайн, в системе Bitrix 24, что помогает экономить время сотрудников и руководителей.

Более сложным процессом является автоматизация работы с потенциальными клиентами. Нам удалось адаптировать этот процесс для компании по следующему алгоритму: изначально заявка вносится в CRM и назначается менеджеру, который будет взаимодействовать с клиентом. Далее осуществляется звонок клиенту, где используются определенные речевые модули в зависимости от ситуации (был ли это повторный звонок клиенту или первый, ответил ли клиент). Процесс состоит из взаимосвязанных циклов, которые зависят от результата предыдущего этапа. Цель процесса – заключение сделки.

Практические советы для тех, кто хочет автоматизировать процессы:

1. Опишите свой бизнес-процесс. Здесь ответьте на следующие вопросы: Что представляет собой бизнес-процесс? Почему и для чего компания его выполняет? Когда и где он осуществляется? Ответы на эти вопросы удобно будет оформить, используя карты, маршруты, блок-схемы или специальные модели (BPMN, IDEF и т.д.).
   Распределите уровни ответственности. На данном этапе определите сферу ответственности сотрудников: кто за что отвечает, кому передаются задачи, кто вовлечен в данный процесс внутри организации и вне ее, кто будет виноват и т.д. Соотнесите роли сотрудников с задачами, описанными на первом этапе.
2. Спроектируйте процесс в Битрикс24 или обратитесь к профессионалам.
3. Наше взаимодействие начинается с опроса Клиента. Мы обсуждаем то, что Вам удалось выяснить за первые два шага, анализируем информацию, даем рекомендации комплексного характера по оптимизации бизнес-процесса.
4. Используя полученную информацию, мы разрабатываем схему бизнес-процесса, в которой описана последовательность операций и ответственные за них сотрудники.
5. После оценки и согласования схемы с Клиентом создается прототип бизнес-процесса в Bitrix 24 – шаблон, по которому происходит автоматизация.
6. Запускаем тест-версию, дорабатываем процесс.
7. Проверяем работу в реалиях компании, собираем обратную связь от участников, вносим правки при необходимости.
8. Передаем продукт Клиенту. Проверенный и испытанный продукт теперь Ваш, остается только вовлечь сотрудников и стать быстрее и сильнее!

Если в компании много повторяющихся однотипных задач, то отличным средством их автоматизации станет использование бизнес-процессов Bitrix 24. Это решение подойдет как для простейших действий, так и для многоэтапных циклических процессов.

Цените время работы Ваших сотрудников и упрощайте рутинные задачи!