Как наладить коммуникации между производственным цехом и руководством крупного предприятия?

Как правило, на повестке дня тысяча и одна незавершенная задача и постоянно возникающие вопросы:

• возможно ли упорядочить процесс работы с обращениями?
• как отслеживать выполнение заданий?
• можно ли сократить время, уходящее на выполнение рутинных процессов в ручном режиме?
• как собрать идеи непосредственно от людей с производства?
и так далее...

Ежедневно с подобными проблемами сталкиваются в организациях любого размера и сфер деятельности. И если раньше IT-компании разрабатывали только веб-сайты, как http://radsystem.ru/, который Astronim* запустил пять лет назад, то сегодня веб-интегратор Astronim*Support.by предлагает выстраивание и автоматизацию всех внутренних процессов предприятия, а завтра и двустороннюю связь этих внутренних бизнес-процессов со всеми онлайн-системами

Еще не так давно наши клиенты – ООО «Завод систем охлаждения», г. Минск – вели процесс коммуникации между производством и отделом инженерно-технических работников следующим образом: для передачи задач и вопросов в цеху установили презентационную доску с блокнотом, в котором рабочие оставляли письменные уведомления. Инженер переносил задачи с доски в корпоративный портал предприятия. Портал Битрикс24, позволяющий управлять многими рабочими процессами, уже использовался инженерами завода. Результат выполненной задачи записывался отвечающим за обработку обращений в блокнот презентационной доски, а также допускалось уведомлять рабочих в устной форме.

С течением времени стало понятно, что это простое решение недостаточно эффективно, так как не исключает необходимости переноса задач с бумаги в электронный формат и устной коммуникации. При этом Завод систем охлаждения – это крупное современное предприятие, чья продукция успешно применяется в системах охлаждения дизелей тепловозов, комбайнов, тракторов, дизель-генераторов, компрессорных станций и многих других. Следовательно, завод нуждается в более эффективном устройстве общения, ведь по словам генерального директора Ивана Тимашкова, "залог успеха рабочего процесса – правильно выстроенная коммуникация между рабочими и инженерами". Поэтому было принято решение автоматизировать коммуникацию между цехом и отделом ИТР, что позволяет полностью отказаться от постановки задач и запросов в устной форме.

Совместно с Support.by на заводе была разработана и внедрена система коммуникаций, состоящая из:

• размещенного в цеху устройства с мини-ПК с большим дисплеем, клавиатурой, мышью
• веб-интерфейса
• серверной части, работающей на основе Битрикс24.

Заявки, сгенерированные рабочими в цеху, автоматически инициируют бизнес-процесс в Битрикс24. Ответственный инженер по-прежнему осуществляет первоначальную обработку заявок, но делает это сразу в интерфейсе портала, где можно проверить и дополнить текст заявки, направить ее исполнителю и запланировать сроки выполнения. Для работы с заявками используется модуль задач Битрикс24. В будущем мы планируем реализовать автоматическое делегирование заявок исполнителям в зависимости от их категории и описания, данных заявителем.

Вот как выглядит и работает новая система:

При включении компьютера в цеху возникает окно входа/регистрации. Устройство, стоящее в цеху, работает под управлением ОС Windows, в которой стандартный интерфейс заменен приложением, созданным Support.by. При включении загружается стартовая страница интегрированного в Битрикс24 веб-приложения обработки заявок. Это приложение выполняет задачу коммуникации с ИТР и исключает возможность запуска других приложений, т.е. использования ПК не по назначению. В этом же окне в режиме ожидания выводятся важные новости компании:

На данный момент авторизация происходит с использованием стандартных механизмов Битрикс. В будущем же планируется возможность авторизации при помощи магнитных пропусков, используемых на предприятии. После регистрации в интерфейсе появляется окно мастера создания обращений:

Мастер создания обращений – это набор инструментов, позволяющий рабочим классифицировать свою заявку в процессе создания, описать проблему, при необходимости загрузить поясняющее фото. Система приоритизирует заявку в зависимости от выбранных при создании категории и описания.

Для упрощения загрузки фотографий в мастере при выборе опции «приложить фото» генерируется временная ссылка и QR-код, который заявитель может отсканировать собственным телефоном и получить ссылку, по которой он попадет в специальный интерфейс, где сможет загрузить свое фото.

Для отображения статуса заявок используется аналог канбан-доски, на которой задачи размещаются в колонках и перемещаются по доске, изменяя статус с новой задачи до завершенной.

После завершения задач по данной заявке ответственному лицу ставится задание оформить отчет о проделанной работе для оставившего заявку рабочего. Рабочие не имеют доступа к внутреннему интерфейсу Битрикс24, но видят информацию по задаче в своем внешнем интерфейсе. Когда по заявке требуется реакция работника, он получает уведомление в интерфейсе, на электронную почту или в виде смс в зависимости от срочности задачи. Рабочий может принять выполненную задачу либо вернуть ее на доработку. В интерфейсе цеха отображается, у кого в работе находится задача, сроки ее выполнения, комментарии от исполнителя.

Это первый масштабный бизнес-процесс, автоматизированный на ООО «Завод систем охлаждения». Мы продолжаем совершенствовать его по мере наблюдения и анализа получаемых результатов и планируем новые задачи. Работа еще не окончена. В настоящее время ведутся бизнес-аналитика и формализация других процессов предприятия, предполагаемых для дальнейшей автоматизации на основе Битрикс24.

Мы признательны представителям завода Ивану Тимашкову и Екатерине Стасюлевич за четкую постановку задачи и желание оказывать необходимое содействие. Достижению общего успеха всегда способствует готовность наших партнеров вкладывать в реализацию проекта свои время и силы.