Главная составляющая любой компании — это кадры или Сотрудники.   Важным моментов в работе с порталом является разделение пользователей на две основные группы: администраторы и рядовые пользователи. Тем более важно сразу определиться кто из сотрудников будет иметь расширенные права и одновременно с этим возьмет на себя обязанности по настройке функционала, т.е. назначить администраторов портала.

И коль администратор у нас уже есть, давайте обустроим наш новый виртуальный офис.

Первым делом приглашаем коллег. Смотрим короткое видео с примером.

Далее создаем Структуру компании. Это так же легко и интересно. Смотрим.

Тем временем Сотрудники заполняют данные своего личного профиля, пример в видео:

Коммуникации - важнейший аспект для работы современной компании.   

Битрикс24 предоставляет для общения сотрудников несколько вариантов:

Живая лента (социальная сеть компании) - представляет собой страницу, на которой выводятся последние события портала: новости, комментарии, новые файлы, системные события и т.д. В ней можно просматривать все события, которые к вам относятся, за все время жизни портала. Также в ней можно создавать задачи, выражать благодарность, запускать бизнес-процессы, оставлять комментарии к событиям, ставить лайки, устраивать голосования, оповещать ваших коллег о важных событиях и объявлениях. Главная задача Живой ленты - создать живое общение в режиме реального времени и упростить взаимодействие в компании. По сути это социальная сеть вашей компании.

Бизнес-чат - это корпоративный мессенджер, в котором удобно общаться с коллегами по рабочим вопросам как в Общем чате, чате группы или проекта, или один на один.

Общий чат – который уже создан в вашем Битрикс24 и доступен всем сотрудникам компании без ограничения. Каждый может читать сообщения в нем, добавлять сообщения от себя. Когда в общем чате появляется новое сообщение, все сотрудники получат уведомление. Из общего чата нельзя выйти, но можно отключить уведомления, если общение в чате становится очень активным.

Закрытые чаты - Вы можете создавать закрытые чаты на избранных участников. Доступ к этому чату получат только те сотрудники, которых вы пригласите.

Звонки, видео-звонки, возможность демонстрации экрана во время звонка – это все теперь прямо из Портала.

И раз уж у нас в офисе есть сотрудники и налаженная связь, самое время завести ежедневник.

Календарь

В вашем Битрикс24 имеется Календарь компании, где вы можете спланировать любые мероприятия, общие события для всей компании. На календарь уже установлено право на добавление новых событий для всех пользователей, таким образом любой сотрудник может запланировать мероприятие, касающееся всей компании.

Вместе с тем у Календаря имеется масса удобных настроек, что позволяет вам выбирать какие события вы хотите видеть, а какие вас не интересуют. Более того каждый сотрудник может создать и использовать свой личный Календарь, создавать тематические Календари, например, только для приглашений на мероприятия или Календарь задач.   Посмотрим пример создания личного календаря:

Важное дополнение. По вашему желанию Битрикс Календарь синхронизируется с другими общедоступными календарями: Google, MS Outlook, iPhone, Android, MacOSX

Пришло время внести в наш виртуальный офис шкаф с документами, литературой или другой информацией, которую мы храним как файлы.

Диск и работа с документацией

В каждой компании есть документы и файлы, пользоваться которыми должны чуть ли не все сотрудники. Битрикс24 позволяет организовать коллективный доступ и работу над ними.

Загрузите файлы на Общий диск и с ними смогут работать все сотрудники, кому предоставлен доступ. Сделать это очень легко, смотрим видео:

Помимо этого, для каждого сотрудника выделено персональное место для хранения файлов – Мой диск. Мой диск – ваше персональное хранилище для любых файлов: от договоров и накладных до потешных картинок c енотами. Если вы хотите, чтобы коллега мог работать с вашими документами, настройте Общий доступ.

Принципы работы те же, что и с Общим диском:

Важное дополнение. Битрикс24.Диск позволяет синхронизировать ваши файлы и папки в облаке с жестким диском и работать с ними в любое удобное время. При этом вы редактируете файл на компьютере, а изменения сразу же попадают в Битрикс24

Почта – важнейшая составляющая работы в современном офисе. Теперь нет необходимости устанавливать отдельный почтовый клиент или заходит на вкладку почтового сервиса в браузере. Отныне вся рабочая переписка ведется прямо из Портала.

Все действия по подключению почтового ящика сотрудника можно увидеть на видео:

Готово. Нажмите шестеренку в верхнем горизонтальном меню для настройки ящика, подписи и управления черным списком.

Хочется отметить, что раздел Почта в Портале предоставляет стандартный функционал любого почтового клиента или сервиса, но только в Битрикс24 вы можете общаться по почте прямо из CRM! Вся переписка будет сохранена в карточке нужного элемента, а качество работы менеджеров значительно возрастет :) Смотрим пример:

 Итак, у нас есть Компания в виде визуальной структуры отделов и подразделений, сотрудники с распределением должностей и прав допуска, настроенная почта и хранилище файлов, мы можем звонить и писать друг другу, обсуждать дела в общих и закрытых чатах, планировать события в календарях и даже общаться в собственной социальной сети!  Пора начинать работать ;-)