Главный инструмент для планирования и регулирования работ внутри компании - это Задачи. Это невероятно популярный инструмент, с помощью которого огромное количество компаний организуют свой рабочий процесс.

Перейдите в раздел Задачи и проекты и нажмите на кнопку «Добавить задачу» в правом верхнем углу.  Для создания задачи нужно определить ее основные настройки:   

1. Укажите название и подробное описание задачи. В названии мы рекомендуем указывать кратко суть работ - так будет легче ориентироваться в списке задач, особенно если их очень много.

2. Чек-лист позволяет создавать собственный список действий, пункты которого можно отмечать как выполненные. Его очень удобно использовать для фиксирования этапов выполнения какой-либо большой задачи.

3. Поднять приоритет задачи можно по клику на опцию «Это важная задача» в правом верхнем углу формы. Так ответственный сотрудник сможет понять, что задачу нужно выполнить срочно.

4. Важное свойство задачи - это Крайний срок. Дедлайны можно определять, как с помощью календаря, так и вручную.

  Кто участвует в выполнении задачи?

Для задач существуют 4 роли: Ответственный, Постановщик, Соисполнитель и Наблюдатель.

• Ответственный - тот, кто будет непосредственно выполнять задачу.

• Постановщик - сотрудник, который назначил задачу. Именно ему нужно будет подтверждать ее выполнение; если это необходимо, надо указать в настройках задачи.

• Соисполнители - сотрудники, которые будут помогать выполнять задачу, если необходимо. Они обладают теми же правами в задаче, что и Ответственный.

• Наблюдатели - сотрудники, которые следят за исполнением задачи, получают уведомления и могут оставлять комментарии, но напрямую в исполнении не участвуют.

Также в Битрикс24 реализовано множество дополнительных настроек для Задач, вот только некоторые из них:

• Привязать задачу к определенному проекту.

• Включить учет времени.

• Установить напоминание.

• Опция «Повторять задачу» позволяет создать новый шаблон задачи.

• При создании можно сразу указать, что создается подзадача.

• К задаче можно привязать элементы CRM с помощью соответствующего поля.

Посмотрите небольшое видео наглядно демонстрирующее процесс постановки Задачи.

Очень часто целая группа задач связана между собой выполнением какой-то по-настоящему большой и объемной работы. При этом ответственными могут быть не только разные люди, но и разные отделы, а то и все сотрудники компании. Согласитесь, такие задачи стоит рассматривать отдельно от остальных, ведь от их исполнения зависит огромный результат.

Поэтому такие задачи нужно объединять в Проекты!

Задачи, объединенные в Проекты, отображаются на отдельной странице и всегда можно контролировать их количество и процесс исполнения!

Как организовать Проект?

Для начала нужно его создать. Сделать это можно прямо из формы создания новой задачи.

После этого наш проект появится на странице Проекты раздела Задач. Вы можете сразу увидеть количество текущих задач, сроки выполнения проекта, а также общую эффективность работы над задачами в его рамках.

Организовать большой и важный проект - задача очень ответственная. Но с таким удобным инструментом это сделать будет значительно проще:).  Давайте посмотрим на видео как это сделать

Рабочие группы - это по сути те же Проекты.  Вернее, Проект — это частный случай Группы. Для чего же они нужны?  

Группы помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте. Вы всегда сможете просмотреть, какие действия и задачи были выполнены в той или иной группе.

Группы позволяют работать внутри определенного коллектива, группы людей, т.е. все действия внутри группы, доступны только ее участникам, другие сотрудники не будут иметь к ним доступ.

В следующем видео мы вам продемонстрируем способ создания Групп не из задач, а из основного меню Портала.

Основное отличие Группы от Проекта – у Группы как правило нет сроков окончания. Группу в любое время можно перевести в Проект и наоборот – в правом меню Действия > Редактировать группу (проект).

Ну что ж – пора познакомиться с самым объемным и важным элементом нашей системы - CRM, т.е.  клиентской базой и системой взаимодействий с клиентами.